Forvaltning av Patentstyrets nettsteder

Formål med forvaltningsplanen

Denne siden gir deg som jobber med patentstyret.no og velgekte.no et praktisk verktøy for arbeidet med nettstedene våre. Her finner du prinsipper, retningslinjer og føringer for innhold, publisering og drift. Slik kan du jobbe konsevent, brukervennlig og i tråd med gjeldende regelverk. Veiledningen hjelper deg med å gjøre nettsidene helhetlige og pålitelige for brukerne. Bruk den både i det daglige arbeidet og når du tar beslutninger om innhold, oppdateringer og vedlikehold, samt når du lager nye sider eller artikler.

KPI-er og statistikk

For å sikre at nettstedene utvikles i tråd med formålet i denne planen, følger vi faste KPI-er (nøkkelindikatorer) og bruker nettstatistikk, analyser og brukerundersøkelser. Dette gir innsikt i hvordan innholdet når målgruppene, hvordan informasjonen brukes, og hvordan nettstedene fungerer for brukerne.

Vi måler blant annet kjennskap, kunnskap og kunde- og brukeropplevelse. Innsikten brukes som grunnlag for prioriteringer, forbedringer og videre utvikling av nettstedene.

Se månedens tall for nettsiden (patentstyret.sharepoint.com)

Omfang og avgrensninger

Patentstyret har to hovednettsteder:

• www.patentstyret.no
• www.velgekte.no

Begge omfattes av hovedprinsippene og retningslinjene på denne siden.

Hovedmålgruppene til patentstyret.no er:

• De ubevisste, potensielle kunder
• De uerfarne, kunder som har vært eller er i kontakt med oss
• De erfarne, kunder som jevnlig har behov for vår ekspertise og aktivt benytter verktøyene våre

Hovedmålgruppene til velgekte.no er:

• Forbrukere, spesielt unge og prisfølsomme forbrukere
• Presse og media

Patentstyret tilbyr flere digitale tjenester på egne domener og subdomener: search.patentstyret.no, services.patentstyret.no, services.patentstyret.no/renewals-and-fees, services.patentstyret.no/tmclassification, tidende.patentstyret.no, statistics.patentstyret.no og developer.patentstyret.no.

Selv om disse tjenestene har egne tekniske løsninger og publiseringsløsninger, er de tett knyttet til hovednettstedene gjennom innhold, lenking og brukerreise. For brukerne skal dette oppleves som én helhetlig og sammenhengende tjeneste.

Ansvar for nettstedene

Direktøren har det juridiske ansvaret for alle Patentstyrets nettsteder.

Avdelingsdirektør Marked og kommunikasjon er ansvarlig redaktør og systemeier for Patentstyrets hovednettsteder. Dette innebærer et overordnet ansvar for at vi følger lovkrav, interne hovedprinsipper og retningslinjer.

For å sikre at lovkrav, interne hovedprinsipper og retningslinjer blir fulgt, kan avdeling Marked og kommunikasjon som systemeier, stille krav til tjenester (innhold og funksjonalitet) som blir knyttet opp til våre hovednettsteder.

Produktleder for produktteam Web har det overordnede ansvaret for funksjon og utvikling av nettstedene våre. Produktlederen har også ansvar for å ivareta helhetlige brukerreiser og prioritere forbedringer som gir en sammenhengende og brukervennlig opplevelse.

Webredaktøren har det overordnede ansvaret for innholdet på nettstedene.

Beredskapshåndtering

Ved nedetid sendes det automatisk e-post til produktleder for produktteam Web og ansvarlig teknisk driftspartner. Driftspartneren sjekker status hos Enonic, og kontakter dem ved behov for feilretting. Produktleder mottar statusoppdatering fra driftspartneren og informerer deretter resten av produktteam Web. Alle ansatte orienteres gjennom en driftsmelding i Patenstyert All.

Hovedprinsipp: Vi skal lage brukerorientert innhold

Når noen besøker Patentstyrets nettsider, kommer de for å løse en oppgave. Vi skal legge til rette for at brukeren finner det hen leter etter, eller blir vist videre til riktig sted, uansett om hen bruker mobil, nettbrett eller PC. Dette stiller krav til den tekniske utformingen av nettsidene, men også til navigasjonen og hvordan vi strukturerer innholdet.

Vi skal lage innhold som er tilgjengelig for alle

Alle skal ha like muligheter til å bruke nettsidene våre. Derfor skal vi utforme både innhold og funksjonalitet slik at det er enkelt å forstå, navigere i og bruke uavhengig av brukerens forutsetninger og hjelpemidler.

Dette betyr blant annet at

• innhold som egner seg som nettsider, skal publiseres som nettsider
• vi begrenser bruken av PDF-er og andre filformater
• vi som hovedregel unngår unødvendig bruk av tabeller
• vi bruker et klart, korrekt og brukertilpasset språk
• alle lenker skal ha meningsbærende lenketekst
• norsk og engelsk innhold publiseres på henholdsvis norske og engelske sider
• vi registrerer og følger opp avvik knyttet til tilgjengelighet.

Lær hvorfor og hvordan vi gjør digitalt innhold tilgjengelig for alle (stempel.patentstyret.no)

Les Språkgruppas anbefalinger og få praktiske tips om skriving og formidling (stempel.patentstyret.no)

Vi bør unngå å publisere det samme innholdet flere steder (dobbeltpublisering)

Innhold bør ikke dupliseres på flere av Patentstyrets nettsteder eller på eksterne nettsteder. Det er flere grunner til dette:

• Hvis andre nettsteder har innhold vi ønsker å vise til, skal vi lenke til disse sidene. Slik unngår vi at det over tid oppstår forskjeller i innholdet når bare én versjon blir oppdatert.
• Hvis vi publiserer identisk innhold på mer enn ett av våre egne nettsteder, kan det bli vanskelig for brukerne å vite hvilken versjon som er riktig og oppdatert.
• Hvis vi publiserer identisk innhold på eksterne nettsteder, kan det føre til mindre trafikk på våre egne nettsteder.

Vi skal hente innhold fra etablerte systemer og databaser der det er mulig

Der det er mulig, skal vi hente innhold til nettstedene våre fra etablerte systemer og databaser.

Vi kan hente innhold ved hjelp av webtjenester (API) eller ved å bygge inn innhold (embedding). Utover dette skal vi ikke bygge inn innhold fra tredjepartsaktører på nettstedene våre. Årsaken er krav til personvern og universell utforming.

Vi henter ut eller lenker til kjerneinformasjon fra følgende systemer til nettstedene våre:

• HubSpot for kontaktskjemaer, påmeldingskjemaer
• Mediaflow for bilder, videoer
• Kvalitetssystem (EQS) for visning av patentretningslinjer
• Unit4 for visning av priser
• Åpne data for visning av statistikk

Les veiledning om bruk av Mediaflow på nettsiden
OBS: LENKE MANGLER!

Vi skal tilrettelegge innholdet på nettstedene for søk (optimalisering for søkemotorer og kunstig intelligens)

Mange av brukerne våre finner oss via eksterne søkemotorer og KI-baserte søketjenester, for eksempel Google og KI-assistenter som gir direkte svar på brukernes spørsmål. Vi må derfor sørge for at innholdet vårt er lett å finne, lett å forstå og egnet til å bli brukt både i søkeresultater og i KI-genererte svar.

Dette krever blant annet at innholdet

• er riktig strukturert og formatert, med tydelige overskrifter, avsnitt og logisk oppbygging
• har klart, presist og korrekt språk, og inneholder relevante nøkkelord og begreper som brukerne faktisk søker etter
• svarer tydelig på vanlige spørsmål og informasjonsbehov, slik at både brukere og KI-systemer raskt kan forstå hovedinnholdet
• har fungerende lenker, fordi brutte lenker gir oss dårlig omdømme både hos søkemotorer, KI-tjenester og brukere
• følger retningslinjene for bildebruk og teknisk kvalitet, slik at sidene laster raskt i ulike nettlesere og på ulike skjermtyper
• er unikt og originalt, og ikke duplisert fra andre interne eller eksterne nettsteder
• er oppdatert, korrekt og tydelig avsendermerket, slik at innholdet fremstår som troverdig og faglig pålitelig

Ved å tilrettelegge innholdet på denne måten øker vi sannsynligheten for både synlighet i søkemotorer og at innholdet vårt brukes og refereres til i KI-baserte svar, også i tilfeller der brukeren ikke klikker seg videre til nettsidene våre.

Vi skal tilrettelegge innholdet for deling i sosiale medier

Nettsidene er hovedplattformen vår for innhold. Sosiale medier er viktige kanaler for å synliggjøre og drive trafikk til utvalgt innhold på nettsidene - særlig nyheter, fagartikler og kundehistorier. For at innholdet skal fungere godt når det deles i sosiale medier, er det viktig å huske på følgende:

• Velg et godt toppbilde som egner seg for visning i sosiale medier. Alternativt kan du legge inn et eget bilde for sosiale medier ved å bruke "Override image" under SEO. Bildet skal fange brukernes oppmerksomhet i feeden og bidra til at de klikker seg videre til nettsidene.
• Innholdet skal være informativt, med en spisset tittel og en tydelig ingress som forklarer hva brukeren får ved å klikke på den delte lenken.

Hovedprinsipp: Nettsidene skal følge gjeldende lovkrav og retningslinjer

Det finnes flere lover og retningslinjer som stiller krav til og regulerer offentlige nettsteder.

Forskrift om universell utforming

Nettstedene våre skal følge forskrift om universell utforming av IKT-løsninger (lovdata.no).

I henhold til forskriften skal nettsteder være tilgjengelige for alle brukere, uavhengig av funksjonsevne. Dette innebærer at:

• innholdet er strukturert med korrekt bruk av overskrifter, lister og semantisk HTML

• tekst, bilder, video og annet innhold er tilgjengelig for hjelpemidler, blant annet ved bruk av alternativ tekst (alt-tekst), teksting av video og tilgjengelige dokumentformater

• farger, kontraster og typografi er valgt slik at innholdet er lett å lese

• funksjonalitet kan brukes med tastatur og skjermleser

• løsninger testes og vurderes opp mot gjeldende WCAG-krav

Gå til WCAG-standarden (uutilsynet.no)
Se løsningsforslag for kravene i WCAG-standarden (uutilsynet.no)

Lov om målbruk i offentlig virksomhet og statens kommunikasjonspolitikk

Nettstedene våre skal følge lov om språk (språklova)(lovdata.no) og statens kommunikasjonspolitikk (regjeringen.no).

I tråd med språklova og statens kommunikasjonspolitikk skal nettsidene bidra til klart, korrekt og inkluderende språkbruk. Dette innebærer at:

• riktig målform brukes i henhold til gjeldende språkvedtak
• språket er klart, forståelig og tilpasset målgruppen
• fagbegreper forklares der det er nødvendig
• kommunikasjonen er åpen, presis og brukervennlig

Personopplysningsloven og personvernforordningen

Nettstedene våre skal følge personopplysningsloven (lovdata.no), herunder personvernforordningen (GDPR).

I henhold til personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) skal personvernet ivaretas i all publisering og bruk av nettsidene. Dette innebærer at:

• personopplysninger bare samles inn og behandles når det er nødvendig og har rettslig grunnlag

• skjemaer, kontaktsider og andre løsninger som samler inn data, er tydelige på formål og lagring

• det ikke publiseres personopplysninger uten gyldig behandlingsgrunnlag eller samtykke

• bruk av informasjonskapsler (cookies), analyseverktøy og tredjepartstjenester er i tråd med regelverket

• personvernerklæring er oppdatert og lett tilgjengelig

Lov om elektronisk kommunikasjon

Nettstedene våre skal følge lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven)(lovdata.no).

I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) skal brukernes rettigheter og sikkerhet ivaretas. Dette innebærer at:

• bruk av informasjonskapsler (cookies) og sporing er korrekt informert om og håndtert
• digitale tjenester er sikre og stabile
• tekniske løsninger ikke svekker brukernes personvern eller tillit
   

Hovedprinsipp: Innholdet skal være i tråd med Patentstyrets strategi og interne føringer

Patentstyrets strategi

Innholdet på nettstedene våre skal støtte opp under Patentstyrets strategi (patentstyret.no).

Det vil si at vi kan prioritere innhold ved å vurdere hva som er viktigst for omdømme, drift og økonomi.

Patentstyrets kommunikasjonsplattform

Patentstyrets kommunikasjonsplattform gir inspirasjon og retning for kommunikasjonsarbeidet i Patentstyret ved å definere mål, gi føringer og bidra til en felles måte å kommunisere på.

Gå til Patentstyrets kommunikasjonsplattform (patentstyret.sharepoint.com)

Patentstyrets stil og tone

Patentstyrets stil og tone gir felles rammer for språk og uttrykk, slik at kommunikasjonen fra Patentstyret blir gjenkjennelig, enhetlig og i tråd med kommunikasjonsplattformen.

Gå til Patentstyrets stil og tone (stempel.patentstyret.no)

Patentstyrets profil og merkevare

Patentstyret har egne retningslinjer for visuelt innhold. Hovednettstedene bruker ulike maler for å ivareta disse retningslinjene. I tillegg må hver innholdsansvarlig gjøre seg kjent med reglene for bruk av logo og bilder (stempel.patentstyret.no).

Patentstyrets håndbok for informasjonssikkerhet

Nettstedene skal følge intern policy for informasjonssikkerhet (patentstyret.saas.neupart.com).

Slik praktiserer vi hovedprinsippene

Hvordan organiserer vi arbeidet med nettstedene våre?

For å lykkes med godt arbeid på nettstedene våre, må vi jobbe sammen mot felles mål. Alle innholdsansvarlige er en del av det samme faglige fellesskapet.

Produktteam Web kan omarbeide eller avpublisere innhold i dialog med den innholdsansvarlige. Vi gjør dette for å følge forvaltningsplanen og ivareta brukernes behov. Slik sikrer vi at innholdet er korrekt og tydelig, og at brukerne får en helhetlig og sammenhengende opplevelse på nettsidene våre.

Alle faste team med regelmessig behov for publisering av innhold på nettstedene skal ha minst én innholdsansvarlig, for eksempel produktteam Kompetanse og produktteam Markedsføring.

Teamets innholdsansvarlig/e har ansvar for at teamets innhold er korrekt og i tråd med gjeldende forvaltningsplan, og kan melde behov for endringer til produktteam Web.

Vi håndterer koordinering, kvalitetssikring, opplæring samt vurderinger og prioriteringer for nettstedene våre gjennom disse møteplassene og kontaktpunktene:

• Innhold og Web − gruppe på Teams for innholdsansvarlige
• redaksjonsmøter − månedlig samling
• nettredaksjonen@patentstyret.no − kontaktpunktet for henvendelser

Alle kan foreslå nye temaer og tekster til nettstedene.

Patentstyrets talspersoner bør involveres i arbeidet med fagartikler for å sikre faglige perspektiver og kvalitet.

Ved oppdatering av faglig innhold på nettstedene bør innholdsansvarlig kontaktes for godkjenning av ønskede endringer.

Hvem kan publisere på nettstedene våre?

Alle som jobber med nettstedene våre, skal ha opplæring. De skal også holde seg faglig oppdatert for å bidra til at nettstedene har høy kvalitet og følger gjeldende lovkrav.

Produktteam Web administrerer tilganger for innholdsansvarlige. Tilgangene begrenses til de nettstedene og områdene av nettstedene som den innholdsansvarlige skal jobbe med, og kan endres eller inndras ved behov.

Alle med redigeringstilgang skal ha god kjennskap til

• nettstedets viktigste målgrupper og hvordan de skal tilpasse innholdet til disse
• søkemotoroptimalisering og gjeldende lovkrav, blant annet universell utforming og personvern
• klarspråk og hvordan de skal skrive for nett
• publiseringssystemet, struktur, malverk og retningslinjer

Produktteam web har ansvar for opplæring av alle innholdsansvarlige, og for å holde disse oppdatert på ny kunnskap. Den som får redigeringstilgang og publiseringsrett, må ha nettarbeid tilsvarende minst 12 timer per måned, slik at vedkommende får tilstrekkelig mengdetrening i systemet og kan mestre arbeidsoppgavene på nettstedene.

Tips til hvordan du skriver tekster som både rangerer godt i søk og gir god brukeropplevelse (stempel.patentstyret.no)

Hvilket innhold skal vi ha på nettstedene våre?

Vi skal ha innhold som er

• relevant for målgruppene og svarer på en konkret brukeroppgave
• strategisk viktig for Patentstyret

Dette betyr at vi som avsender må være bevisste på hvilken nytte nettsidene våre har, og for hvem. Det skal komme tydelig frem hvilken målgruppe vi henvender oss til, og hvilket behov denne gruppen har for informasjon og funksjonalitet.

Vi må også prioritere hvor viktig innholdet er for de ulike målgruppene.

I tillegg skal vi sjekke om innholdet allerede finnes på nettstedene våre, eller om det finnes andre relevante autoriteter utenfor Patentstyret som vi heller bør vise til ved å lenke til dem.

Produktteam Web har, i dialog med innholdsansvarlig, myndighet til å endre eller fjerne innhold som ikke er relevant for målgruppene, eller som ikke er strategisk viktig.

Hvordan jobber vi med at lovkrav og interne retningslinjer følges?

Språk

Staten definerer klarspråk som korrekt, klart og brukertilpasset språk. Kravet om klarspråk gjelder alle tekster fra det offentlige, på alle språk.

Språket på nettsidene våre skal veksle mellom nynorsk og bokmål. For å oppfylle lovkravene må minst 25 prosent av innholdet være på nynorsk. Vi anbefaler at minst én av fire nyheter og én av fire kundehistorier skrives på nynorsk.

Det er også et krav om at skjemaer og digitale selvbetjeningsløsninger som ligger på offentlige nettsteder skal være tilgjengelig på både bokmål og nynorsk (sprakradet.no).

Informasjon som er relevant for internasjonale målgrupper, skal være tilgjengelig på engelsk.

I tillegg til at vi utvikler eget innhold spesielt for internasjonale målgrupper, må vi i noen tilfeller gjøre norsk informasjon tilgjengelig på engelsk. Som hovedregel oversetter vi ikke nyheter, fagartikler eller kundehistorier til engelsk, men unntak kan gjøres når det er særlig relevant. Informasjonssider som gir veiledning om hvordan man søker om rettigheter, fornyer rettigheter og følger norsk regelverk, skal finnes på engelsk for å ivareta utenlandske aktører.

Den som utarbeider den norske teksten, har også ansvar for at det finnes en engelsk versjon. Oversettelsesverktøyene i Enonic kan effektivisere dette arbeidet.

Vi skiller mellom engelsk og norsk etter hvilken kontekst språket brukes i. Hvis teksten er på engelsk, skal innholdet ligge på de engelske sidene. Norsk tekst skal ligge på de norske sidene. Produktteam Web kan unntaksvis godkjenne engelsk tekst på de norske sidene når forhold som tekniske begrensninger,  brukeropplevelse eller innholdets relevans gjør det nødvendig. 

Personvern

Alle nettsteder som Patentstyret eier, skal ha en tydelig og lett synlig personvernerklæring.

Personvernerklæringen skal beskrive

• hvilke personopplysninger vi samler inn fra besøkende
• hvordan vi lagrer personopplysningene
• hvilket behandlingsgrunnlag vi bruker
• hvordan brukeren kan be oss slette personopplysninger.

Hvis nettstedet bruker verktøy fra eksterne leverandører, skal det gå klart fram hvem som er behandlingsansvarlig, og om det finnes databehandleravtaler.

Les mer om personvern på nettsidene til Datatilsynet (datatilsynet.no).

Systematisk analysearbeid, kvalitetssikring og brukertesting

Produktteam Web jobber systematisk med å

• brukerteste atferd, informasjonsarkitektur, innhold og funksjonalitet
• analysere blant annet søkelogg, besøk, sidevisninger og andre mønstre i brukeradferd
• kontrollere kvaliteten på universell utforming, brutte lenker og klarspråk
• holde seg oppdatert på kunnskap om god digital kommunikasjon og brukervennlighet

Vi bruker innsikt fra analyser og brukertester til å forstå behovene til brukerne våre, identifisere hindringer og prioritere forbedringer. Målet er å gjøre nettsidene enklere å finne fram i, lettere å forstå og mer effektive å bruke.

Dette gir et solid kunnskapsgrunnlag for drift og videreutvikling av nettstedene våre.

Aktiv forvaltning av innholdet

Nettstedene våre er ikke et arkiv. Sidene skal alltid være oppdaterte og korrekte, og innholdet skal være relevant for brukeren.

Gammelt innhold skal vi enten slette eller skrive om. Arkivverdig innhold skal vi legge inn i arkivsystemene våre. Dette er også viktig for at søk skal fungere godt.

Nasjonalbiblioteket (nb.no) høster nettsider med jevne mellomrom. I spesielle tilfeller kan avdeling IKT ta sikkerhetskopi av alt innhold på server.

Arbeidet med nettsidene følger en årlig gjennomgang. Personen som er oppgitt som innholdsansvarlig for en side, vil automatisk motta en e-post dersom det har gått mer enn 12 måneder siden innholdet sist ble faglig gjennomgått. For at den automatiserte revisjonsrutinen skal fungere, må dato for siste endring ("custom modified date") legges inn ved oppdateringer etter publisering.